Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności jest kluczowym narzędziem wspierającym rozwój gospodarczy Polski poprzez finansowanie różnorodnych projektów, w tym inwestycji wspierających robotyzację i cyfryzację w przedsiębiorstwach. Procedura udzielania zamówień w ramach projektów współfinansowanych ze środków KPO, omówiona w pierwszym artykule tej serii, odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu transparentności, efektywności i uczciwości działań. Niniejszy artykuł koncentruje się na przygotowaniu postępowania oraz szacowaniu jego wartości, kluczowych aspektach procesu zamówień w ramach KPO.
Przygotowanie postępowania
Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach KPO jest procesem wieloetapowym, który wymaga szczegółowego planowania i dokumentowania.
Opracowanie procedury postępowania:
- Ostateczny Odbiorca Wsparcia (OOW) zobowiązany jest do stworzenia własnej procedury postępowania o udzielenie zamówienia, która uwzględnia zasadę konkurencyjności. Procedura ta musi zapewniać uczciwość, przejrzystość oraz efektywność działań. Dokument ten stanowi podstawę prawną do podejmowania wszelkich działań związanych z zamówieniami.
Zapobieganie konfliktom interesów:
- OOW powinien podejmować działania mające na celu identyfikację oraz eliminację konfliktów interesów. Kluczowe jest, aby osoby zaangażowane w proces udzielania zamówienia były bezstronne i obiektywne. Oświadczenia o braku konfliktu interesów powinny być składane w formie pisemnej lub elektronicznej.
Zielone Zamówienia Publiczne:
- W przypadku inwestycji publicznych realizowanych przez spółki z udziałem Skarbu Państwa, OOW powinien uwzględniać kryteria zielonych zamówień publicznych, promując ekologiczne rozwiązania i praktyki.
Szacowanie Wartości Zamówienia
Szacowanie wartości zamówienia jest kluczowym etapem, który ma na celu określenie całkowitego wynagrodzenia wykonawcy oraz wybór odpowiedniego trybu udzielenia zamówienia.
Podstawy szacowania:
- Wartość zamówienia powinna być ustalona na podstawie całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy bez podatku od towarów i usług (VAT), z należytą starannością. Wartość ta musi odzwierciedlać rzeczywiste potrzeby realizacji przedsięwzięcia, unikać zarówno zaniżenia, jak i zawyżenia kosztów.
Unikanie obejścia prawa:
- OOW nie może dzielić zamówienia na odrębne części, jeśli prowadzi to do niestosowania przepisów Pzp lub zasad konkurencyjności, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.
Dokumentowanie szacowania:
- Proces ustalania wartości zamówienia powinien być dokładnie udokumentowany, np. w postaci notatki służbowej z załączonymi dokumentami. Dokumentacja powinna umożliwiać ścieżkę audytu.
Aktualność danych:
- Szacowanie wartości zamówienia powinno być oparte na aktualnych danych rynkowych i cenach oferowanych przez potencjalnych wykonawców. Dla dostaw i usług wartość powinna być ustalona nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania, a dla robót budowlanych – nie wcześniej niż 6 miesięcy.
Przypadki szacowania łącznego:
- Przy ustalaniu, czy zamówienie powinno być jedno, należy brać pod uwagę podobieństwo funkcji technicznych i gospodarczych, tożsamość czasową oraz możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.
Odpowiedzialność za staranność:
- OOW jest zobowiązany do dokładności i staranności w procesie szacowania, uwzględniając wszelkie warunki rynkowe oraz potencjalne zamówienia uzupełniające.
Metody szacowania wartości zamówienia
Roboty budowlane
Szacowanie wartości robót budowlanych wymaga szczególnej staranności ze względu na specyfikę i złożoność tych prac.
Analiza kosztorysów inwestorskich:
- OOW powinien sporządzić kosztorys inwestorski na podstawie szczegółowego projektu budowlanego. Kosztorys ten musi uwzględniać wszystkie elementy robót budowlanych, materiały, robociznę oraz sprzęt niezbędny do realizacji inwestycji.
Konsultacje z ekspertami:
- Warto skorzystać z wiedzy ekspertów z branży budowlanej, którzy mogą dostarczyć informacji na temat aktualnych cen rynkowych materiałów i usług budowlanych.
Przegląd rynkowy:
- Dokonanie analizy ofert cenowych dostępnych na rynku dla podobnych robót budowlanych. Może to obejmować przegląd ofert przetargowych innych inwestycji publicznych.
Indeksy cen budowlanych:
- Wykorzystanie dostępnych indeksów cen budowlanych, które mogą pomóc w aktualizacji kosztorysów oraz przewidywaniu zmian cen w czasie realizacji projektu.
Usługi i dostawy
Szacowanie wartości zamówień na usługi i dostawy jest zazwyczaj mniej złożone, ale nadal wymaga staranności i dokładności.
Zapytania ofertowe:
- Skierowanie zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców i wykonawców usług w celu uzyskania aktualnych informacji o cenach. Zapytania te powinny być precyzyjnie sformułowane, aby uzyskać porównywalne oferty.
Analiza cen rynkowych:
- Przegląd dostępnych na rynku cenników oraz ofert internetowych. Warto również uwzględnić ceny oferowane w katalogach produktowych oraz na platformach zakupowych.
Historia zakupów:
- Analiza wcześniejszych zakupów i zamówień dokonanych przez OOW lub inne instytucje publiczne. Historyczne dane mogą dostarczyć wartościowych wskazówek dotyczących cen.
Porównania z przeszłymi umowami:
- Porównanie kosztów podobnych usług i dostaw zamawianych w przeszłości. Pozwala to na lepsze zrozumienie trendów cenowych i ewentualnych zmian rynkowych.
Podsumowanie
Przygotowanie postępowania i szacowanie jego wartości są kluczowymi elementami zapewniającymi sukces zamówień w ramach KPO. Przestrzeganie zasad konkurencyjności, unikanie konfliktów interesów oraz dokładne dokumentowanie wszystkich etapów postępowania są niezbędne do osiągnięcia celów KPO, w tym wsparcia robotyzacji i cyfryzacji przedsiębiorstw.
Przestrzeganie opisanych zasad i procedur przyczyni się do transparentności, efektywności i uczciwości działań realizowanych w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności.
Planujesz zawierać umowy na dostawy, usługi lub roboty budowlane finansowane z funduszy unijnych?
Aby zrobić to sprawnie i prawidłowo nasi eksperci z LPW Kancelaria polecają się do kontaktu:
Napisz do nas: [email protected]
Red. Beata Lazarowicz, Dyrektor ds. Prawnych LPW Kancelaria