Od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje pełna elektronizacja zamówień publicznych. Komunikacja na linii zamawiający-wykonawca w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Za pomocą̨ środków komunikacji elektronicznej:
- składamy oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
- następuje wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcami,
- przekazujemy dokumenty lub oświadczenia.
Komunikacja ustna w zamówieniach publicznych dopuszczalna jest tylko w drodze wyjątku. Może mieć miejsce podczas negocjacji lub dialogu, ale tylko w odniesieniu do informacji, które nie dotyczą̨:
- ogłoszenia o zamówieniu,
- dokumentów zamówienia,
- wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
- potwierdzenia zainteresowania,
- ofert lub prac konkursowych.
Zalety komunikacji elektronicznej
Po pierwsze, komunikacja elektroniczna sprawia, że kontakt między stronami staje się prostszy i szybszy. Dzięki temu przyspiesza się cały proces, co z kolei wpływa na zwiększenie konkurencyjności postępowań. Wprowadzenie komunikacji elektronicznej przyczynia się także do zwiększenia transparentności. Dostęp do informacji staje się łatwiejszy, a uczestnicy procesu mają klarowny obraz sytuacji. To z kolei sprzyja eliminacji zjawisk korupcyjnych, a jednocześnie umacnia zaufanie między partnerami biznesowymi.
Szybkość i sprawność przeprowadzenia postępowań to kolejny atut komunikacji elektronicznej. Zmiana archiwów tradycyjnych na rzecz elektronicznych pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale także środki finansowe, eliminując konieczność utrzymywania wersji papierowych dokumentacji. Korzyści płynące z komunikacji elektronicznej sprzyjają rozwojowi MŚP na biznesowej scenie zamówień publicznych. To krok w stronę efektywności, transparentności i konkurencyjności.
Odstąpienie od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej
Jako że nie ma reguł bez wyjątków – zamawiający może odstąpić od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej w przypadku, kiedy:
- z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie tych środków wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji
- aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwarto źródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego
- użycie takich środków wymagałoby pozyskania przez zamawiającego specjalistycznego sprzętu biurowego
- zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej
- jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej
- jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi, lub urządzeń, które są ogólnie dostępne dla wykonawców lub które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.
Podsumowując co, do zasady przetargi publiczne podlegają̨ zawsze komunikacji elektronicznej określonej w przepisach PZP. Wyjątkowo (w okolicznościach wskazanych w ustawie) zamawiający możne odstąpić od obowiązku komunikacji elektronicznej. A wykonawca uzyska informację na temat zasad komunikacji w treści dokumentów zamówienia. Natomiast powody odstąpienia od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej muszą zostać opisane w protokole postępowania.
Red. Ewa Kowacz