Pobierz prezentację z konferencji online organizowanej przez Polski Instytut Rozwoju Biznesu
Realizacja projektów współfinansowanych ze środków unijnych to szansa na rozwój, ale i obowiązek przestrzegania szczegółowych procedur. Nawet najlepiej zaplanowane działania mogą skutkować utraceniem części dofinansowania, jeżeli zostaną przeprowadzone niezgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kluczowym dokumentem, który określa, kiedy i w jakiej wysokości stosowane są korekty, są wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021–2027, w szczególności ich załącznik – zawierający stawki procentowe korekt przypisane do konkretnych naruszeń.
Korekta to nie kara – ale konsekwencja
Zgodnie z wytycznymi, korekta finansowa nie jest formą sankcji, lecz procedurą ochrony budżetu UE. Może przyjąć formę:
- uznania wydatku za niekwalifikowalny,
- pomniejszenia wniosku o płatność,
- lub żądania zwrotu już wypłaconych środków.
Wartość korekty określa się na podstawie wzoru:
WK = WKW × WS × W%
Gdzie:
- WK – wartość korekty,
- WKW – wartość kwalifikowalnych wydatków objętych naruszeniem,
- WS – poziom dofinansowania,
- W% – stawka korekty określona w załączniku do Wytycznych.
W przypadku pomniejszenia środków kwalifikowanych – tj. wtedy, gdy nieprawidłowość zostaje stwierdzona przed wypłatą środków – pomija się element WS, ponieważ pomniejszenie dotyczy bezpośrednio wartości wydatków kwalifikowalnych (WKW). Dofinansowanie obliczane jest dopiero po uwzględnieniu pomniejszenia.
Niezależnie od tego, czy korekta naliczana jest „od góry” (po wypłacie), czy „od podstawy” (przed wypłatą), efekt finansowy dla beneficjenta będzie równoważny – otrzyma mniej środków z dotacji.
W całym artykule pojęcia „korekta” używamy więc w znaczeniu ogólnym – jako określenia każdej sytuacji, w której beneficjent ponosi finansową konsekwencję proceduralnego uchybienia, niezależnie od technicznego trybu działania instytucji.
Gdzie najczęściej pojawiają się błędy?
Najwięcej korekt dotyczy nieprawidłowości w zamówieniach publicznych. Wśród najczęściej popełnianych błędów wymienić można:
Brak publikacji ogłoszenia w wymaganym miejscu – np. ogłoszenie ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP), mimo że próg wartości nakazywał publikację w Dzienniku Urzędowym UE. Korekta: od 25% do 100%.
Sztuczny podział zamówienia – dzielenie zamówienia na części tylko po to, by uniknąć obowiązku publikacji lub zastosowania trybu przetargowego. Korekta: 100%.
Nieuzasadniony brak podziału na części – kiedy zamówienie nie zostało podzielone, choć mogłoby być wykonane przez różnych wykonawców i nie wyjaśniono tego w dokumentacji. Korekta: 5%.
Skrócenie terminów składania ofert – bez spełnienia warunków określonych w ustawie, np. bez uzasadnienia pilności. Korekta: od 5% do 100%.
Niepublikowanie zmian dokumentacji przetargowej lub brak przedłużenia terminów w przypadku jej modyfikacji.
Kryteria ograniczające konkurencję – w tym warunki udziału dyskryminujące wykonawców ze względu na lokalizację, doświadczenie czy markę produktów. Korekta: od 10% do 25%.
Braki w dokumentacji – niewystarczająca ścieżka audytu, brak dostępu do kluczowych dokumentów, które uniemożliwiają kontrolę. Korekta: od 25% do 100%.
Skąd się biorą nieprawidłowości?
Większość błędów proceduralnych wynika nie z celowego działania, lecz z organizacyjnych ograniczeń:
- przeciążenia zespołu,
- braku doświadczenia z zamówieniami współfinansowanymi ze środków UE,
- pośpiechu lub presji terminów,
- braku konsultacji wewnętrznej (np. między działem projektowym a zamówieniowym).
Jak działać prewencyjnie?
Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest profilaktyka proceduralna. Warto wdrożyć:
- checklisty do każdej fazy postępowania,
- wewnętrzne procedury zgodności,
- cykliczne szkolenia zespołu,
- kontrolę dokumentów przed publikacją przez zewnętrznego eksperta.
Co ważne – koszty takiego doradztwa mogą być kwalifikowalne w ramach projektu. Oznacza to, że część wydatku można odzyskać jako refundację.
Podsumowanie
Każdy przetarg w projekcie unijnym może zostać skontrolowany – nawet wielokrotnie, nawet po jego zakończeniu. Za każdym razem ocenie podlega nie to, czy projekt przyniósł efekty, ale to, czy był zgodny z procedurą.
Dlatego warto zadbać, aby dokumentacja była:
- kompletna,
- logiczna,
- zgodna z aktualnym stanem prawnym,
- i gotowa na każdą kontrolę.
Bo jak pokazują wytyczne – profilaktyka to najlepsze zabezpieczenie przed korektą.
Red. Beata Lazarowicz, Dyrektor ds. Prawnych LPW Kancelaria
