Obowiązek sporządzenia sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych – zasady, terminy i zakres informacji

Podstawa prawna obowiązku sprawozdawczego

Zamawiający publiczni są zobowiązani do sporządzenia i przekazania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych na podstawie:

  • ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605, z późn. zm.),
  • rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz.U. poz. 2463).

Podmioty zobowiązane do sporządzenia sprawozdania

Do złożenia rocznego sprawozdania zobowiązani są wszyscy zamawiający publiczni, w tym:

  • jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa),
  • jednostki budżetowe i ich samodzielne jednostki organizacyjne,
  • instytucje kultury, uczelnie publiczne i inne podmioty sektora finansów publicznych,
  • spółki komunalne, jeśli spełniają definicję zamawiającego w rozumieniu Pzp.

Jeśli dana jednostka organizacyjna gminy (np. szkoła) posiada status samodzielnego zamawiającego, ma obowiązek sporządzenia sprawozdania we własnym zakresie.

Termin przekazania sprawozdania

Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r., sprawozdanie należy przekazać Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

Dla sprawozdania za 2024 rok:

  • 1 marca 2025 r. przypada na sobotę,
  • Na podstawie art. 57 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego, jeśli termin przypada na dzień wolny od pracy, ulega on przesunięciu na najbliższy dzień roboczy,
  • Ostateczny termin składania sprawozdania za 2024 rok to poniedziałek, 3 marca 2025 r..

Forma i sposób przekazywania sprawozdania

Sprawozdanie należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem formularza dostępnego na portalu Urzędu Zamówień Publicznych: https://ezamowienia.gov.pl.

  • Formularz nie wymaga podpisu kierownika zamawiającego.
  • Przekazanie sprawozdania następuje poprzez system teleinformatyczny.

Zakres informacji objętych sprawozdaniem

Sprawozdanie obejmuje wszystkie zamówienia publiczne, których udzielenie nastąpiło w roku sprawozdawczym. Decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy – uwzględnia się wyłącznie zamówienia, w przypadku których umowa została zawarta w danym roku kalendarzowym.

Ujmowane w sprawozdaniu:

  • Zamówienia udzielone w trybie Pzp, w tym przetargi nieograniczone, ograniczone i inne procedury.
  • Zamówienia o wartości nieprzekraczającej progu 130 000 zł netto, które nie podlegają Pzp (zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp).
  • Zamówienia udzielane przez zamawiających publicznych podmiotom kontrolowanym w rozumieniu art. 214 ust. 1 pkt 11–14 Pzp (tzw. zamówienia in-house).
  • Umowy wieloletnie – należy ująć je w sprawozdaniu za rok, w którym umowa została zawarta, podając wartość za cały okres jej obowiązywania.
  • Postępowania wszczęte w danym roku, ale zakończone w roku następnym – uwzględnia się wyłącznie zamówienia, dla których umowa została zawarta w roku sprawozdawczym.

Nieujmowane w sprawozdaniu:

  • Zamówienia udzielone w związku z usuwaniem skutków powodzi, które na mocy ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi nie podlegają przepisom Pzp.
  • Umowy zawarte w roku wcześniejszym, ale realizowane w roku sprawozdawczym – sprawozdanie obejmuje tylko zamówienia, których umowa została zawarta w danym roku.

Obowiązki jednostek samorządowych i organizacyjnych

Jeżeli zamawiający uległ likwidacji, obowiązek sprawozdawczy nie wygasa, lecz przechodzi na jego następcę prawnego.

  • W przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej obowiązek przejmuje urząd gminy, który składa jedno sprawozdanie obejmujące zarówno własne zamówienia, jak i zamówienia zlikwidowanej jednostki.

Konsekwencje niezłożenia sprawozdania

Brak przekazania sprawozdania w terminie może skutkować odpowiedzialnością administracyjną.

  • Urząd Zamówień Publicznych ma prawo wezwać zamawiającego do złożenia wyjaśnień.
  • Niezłożenie sprawozdania może być uznane za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, co może skutkować sankcjami przewidzianymi w ustawie o finansach publicznych.

Korekta sprawozdania

Tak. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii, jeśli po przekazaniu sprawozdania zamawiający stwierdzi błąd, może dokonać korekty.

  • Korekta odbywa się poprzez złożenie nowej wersji formularza, w którym wskazuje się poprawione dane.
  • Nowa wersja zastępuje wcześniej złożone sprawozdanie.

Podsumowanie – najważniejsze zasady sporządzenia sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych:

  • Ostateczny termin składania sprawozdania za 2024 rok – 3 marca 2025 r.
  • Sprawozdanie obejmuje zamówienia, dla których umowa została zawarta w roku sprawozdawczym.
  • Możliwość korekty w przypadku błędów.
  • Brak raportowania zamówień związanych z usuwaniem skutków powodzi.
  • Konsekwencje niezłożenia – wezwanie do wyjaśnień i potencjalna odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Red. Beata Lazarowicz, Dyrektor ds. Prawnych LPW Kancelaria